“Garbage in, Garbage out” es un término que se usa principalmente en la industria de la tecnología para indicar que si los datos de entrada son incorrectos o carecen de calidad, los datos de salida posterior al procesamiento serán también incorrectos.
Este “error” no se genera porque el procesamiento haya sido incorrecto, sino porque la información que se utilizó desde un inicio no contaba con las características que se necesitaban para obtener el resultado deseado. De la misma manera, esta frase puede adaptarse a cualquier tipo de proceso y la gestión de clientes no es la excepción.
¿Cuántas veces has perdido un lead por no contar con la información correcta del contacto? o ¿en cuántas ocasiones te han rebotado correos por no asegurar que la dirección fuera válida? Seguramente esto ha ocurrido en más de una ocasión y, tal como en la industria de la tecnología, el problema no está en el proceso de comunicación o la campaña de marketing sino en la información que se utilizó para realizar ambas actividades.
Pasos para asegurar que tus datos se mantengan limpios
Se sabe que utilizando una plataforma CRM, como HubSpot o Salesforce, para almacenar la información de los clientes y gestionar la relación que se lleva con los mismos es mucho más efectivo que simplemente llevarlo en una hoja de cálculo. Sin embargo, a pesar de que estas herramientas minimizan la posibilidad de contar con información errónea, no pueden asegurar por sí solas que el 100% de la información esté correcta. Por esta razón, nos gustaría recomendarte una serie de pasos que te permitirán asegurar que los datos de tu CRM se mantengan limpios:
1. Asigna un responsable y define qué tan seguido realizar la limpieza
El primer paso fundamental para el éxito de un CRM limpio es definir a la persona encargada de asegurar que la información esté completa y correcta. Al asignar un responsable se garantiza que el seguimiento se lleve a cabo y que las actividades de limpieza sean realizadas.
Seguido, se tiene que definir la frecuencia de limpieza, la cual puede variar dependiendo de la velocidad con la cual se genera información nueva en la plataforma. Por ejemplo, si una empresa genera 100 leads a la semana en comparación con otra que genera 100 al mes, es evidente que la primera deberá definir una frecuencia mayor para ejecutar las actividades de limpieza debido al volumen de información.
2. Define qué información quieres almacenar y elimina los datos que no entren en estas categorías
En muchas ocasiones más no significa mejor y en el caso de tu CRM habrá datos que será mejor dejar fuera con la finalidad de enfocar tus esfuerzos en aquellos que realmente enriquecen tus operaciones. Ya sea que tu CRM maneje variables, propiedades o campos, mantener únicamente aquellos que son indispensables facilitará el manejo y asegurará un funcionamiento correcto de la plataforma.
3. Establece el formato que debe tener la información y revisa que los registros lo cumplan
Para asegurar contenido limpio y facilitar la comprensión del mismo es importante definir el formato con el que debe cumplir. Por ejemplo, no es lo mismo leer 172836 que $172,836.00. Algunas recomendaciones en este paso son:
- Capitalizar nombre y apellido.
- Incluir código del país en los teléfonos.
- Utilizar listas estandarizadas en los campos de selección, entre otros.
4. Identifica y/o elimina leads obsoletos
Contar con leads obsoletos puede entorpecer las operaciones si estos no se identifican claramente. Un lead se considera obsoleto cuando no se ha interactuado con él por más de cierto tiempo dependiendo del giro de tu empresa; o también aquellos que han presentado rebote duro en tus correos de marketing.
5. Identifica y elimina información duplicada
Este es uno de los principales problemas que se presentan en las plataformas CRM y se refiere a la existencia de más de un registro para un mismo prospecto. En estos casos, la recomendación es unificar la información en un mismo registro y borrar los registros que sean duplicados. De esta manera, se llevaría un control correcto y se evitaría la pérdida de información valiosa para el negocio.
6. Verifica la validez de los correos electrónicos
Por último, pero no menos importante, es altamente recomendable verificar si las direcciones de correo electrónico son precisas y válidas. Existen herramientas digitales que permiten realizar esta tarea fácilmente (como Kickbox o Zerobounce). Identificar los correos electrónicos válidos permitirá tener listas de correo más limpias y por ende, mejorar la tasa de entrega de tus correos.
Como se puede ver, actualizar y limpiar la información de tu CRM no es tan complicado, simplemente se necesita darle la debida importancia y realizar una revisión rutinaria que permita tener resultados más efectivos. Si logras definir un plan de limpieza que asegure contar con información válida y verídica, los esfuerzos que inviertas en tus procesos de comunicación con clientes y prospectos te permitirán alcanzar los resultados que desees.
Referencias:
Foto de ThisIsEngineering de Pexels: https://www.pexels.com/photo/female-software-engineer-coding-on-computer-3861972/