¿Alguna vez te has preguntado si tus procesos se ejecutan de la mejor manera? o ¿si tal vez exista una forma más efectiva de llevarlos a cabo? Si bien muy probablemente las actividades de tus procesos funcionan correctamente, esto no necesariamente significa que sea la manera más óptima de hacerlo; pero entonces, si funcionan tal y como están, ¿por qué habría de cambiarlos?
El mundo en el que vivimos está constantemente en cambio, tanto los avances tecnológicos como las tendencias que rigen el comportamiento de la población, y poco a poco todos estos cambios impactan de una u otra manera en las operaciones de las empresas. Si una organización se niega a analizar sus procesos cada cierto tiempo y mejorarlos de acuerdo a los cambios del exterior, muy probablemente comenzará a quedarse obsoleta, perdiendo poco a poco su presencia en el mercado.
La reingeniería consiste en analizar los procesos de una organización con la finalidad de darles un enfoque distinto, rediseñando las operaciones para lograr mejores resultados que impacten directamente en su eficiencia y productividad. Esta metodología tiene impactos principalmente a nivel operativo y trae consigo una reestructuración completa de la manera en la que actualmente se llevan a cabo las operaciones. No se trata de empezar de cero, sino de analizar los procesos actuales para identificar áreas de mejora y transformarlos mediante la implementación de nuevas herramientas que faciliten las actividades e impulsen el flujo de los mismos.
HubSpot es una plataforma utilizada por muchas organizaciones para escalar sus operaciones, conectando las actividades que se llevan a cabo en todo el ciclo de vida del cliente. Si bien este CRM es una herramienta muy completa también cambia constantemente añadiendo nuevas funcionalidades o mejorando capacidades pasadas. Por esto mismo, es altamente recomendable llevar a cabo una auditoría del sistema cada cierto tiempo con la finalidad de determinar si el proceso sigue siendo el más óptimo o si valdría la pena realizar una reingeniería que potencie las capacidades del sistema.
Pero, ¿cómo realizarlo? Primero que nada, se deben mapear todos los aspectos que formen parte del proceso actual: flujos de trabajo, automatizaciones, actualizaciones de objetos, intercambio de información, departamentos involucrados, entre otros, secuenciando claramente las actividades e identificando a los responsables de cada una de éstas.
Posteriormente se sigue con el mapeo o definición del proceso ideal, tomando en consideración las opiniones de las áreas que se pueden ver afectadas por el cambio. Es importante hacerles saber que este cambio no es una imposición que implicará más esfuerzo, sino todo lo contrario, el objetivo es modificar el flujo actual para facilitar sus actividades mientras se incrementa la productividad.
Una vez mapeado el proceso se deben identificar áreas de mejora comparando las operaciones actuales con el proceso ideal que se quiere alcanzar. De esta manera, se identifican funcionalidades que tal vez están siendo subutilizadas, herramientas que se podrían implementar para solucionar algún problema o actividades que no necesariamente agregan valor, rediseñando el proceso para mejorar la situación actual y considerando las limitaciones con las que la empresa cuenta.
Por último, se debe diseñar un plan para implementar el nuevo proceso, definiendo equipos responsables y calendarizando actividades para migrar poco a poco al flujo propuesto.
Como se puede ver, la reingeniería de procesos es esencial para mantener la competitividad de las empresas en un entorno en constante cambio. Al cuestionar y mejorar los procesos existentes, las organizaciones pueden adaptarse a las nuevas demandas del mercado y aprovechar al máximo las herramientas y tecnologías disponibles. De esta manera, se logran mejoras significativas en su eficiencia, productividad y capacidad de adaptación, manteniéndose relevantes ante la constante evolución.
Referencias:
Foto por Lex Photography: https://www.pexels.com/photo/silver-magic-keyboard-1109543/