El inventario se define como la acumulación de bienes para satisfacer la demanda de un producto o servicio (ya sea para ventas o para producción) el cual es considerado como un mal necesario. Los problemas de inventarios son promovidos por la comunicación ineficiente tanto interdepartamental como a través de la cadena de suministro.
Como consecuencia, esto puede ocasionar sobreproducción (producir sin considerar la demanda existente o esperada) y almacenamiento de inventarios de seguridad excesivos (inventario con el propósito de prevenir paros en producción por faltante imprevisto de material). (Jacobs and Chase 2013)(Castillo 2005).
Estos problemas incurren en los costos de las empresas e instituciones en general. El costo del inventario no solo considera el costo del producto o materia prima sino que incluye:
- Costo de mantenimiento (espacio utilizado, manejo, seguro, depreciación, entre otros)
- Costo por orden (papeleo, inspección, preparación de maquinaria, entre otros)
- Costo de agotamiento al no poder satisfacer la demanda; el cual se refleja con la pérdida de la venta, penalizaciones y/o pérdida del cliente.
Sistema de control de inventarios
Es por esto que se recomienda contar con un sistema de control de inventarios que permita monitorear y prevenir que los niveles de inventario afecten la calidad del producto y nivel de servicio, y generen costos innecesarios. Este sistema responde las siguientes preguntas:
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS (SETAMANIT 2010) (INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL 2002)
En la figura se pueden apreciar las estrategias comúnmente utilizadas para responder cada una de estas preguntas, mismas que serán explicadas brevemente a continuación:
¿Cómo monitorear el material?
Primeramente, el monitoreo del material se realiza con un sistema de inventarios y puede complementarse con la segmentación de productos. Este aspecto es fundamental para asegurar el éxito de cualquier implementación ya que permite conocer el comportamiento del inventario; su demanda histórica, rotación y periodos de entrega. Esta información permite la implementación de pronósticos de demanda, y asignación de políticas de inventario adecuadas, entre otros. (Durham 2013)
Sistema de inventarios
El sistema de inventarios es necesario para mantener un registro del inventario y puede realizarse de forma perpetua o periódica. Perpetua se refiere al registro continuo, pudiendo ser diario o en tiempo real, mientras que el periódico se realiza cada cierto tiempo. Este sistema concluye la cantidad disponible de inventario según los bienes vendidos y producidos, pero periódicamente requiere de un conteo físico para considerar inventario perdido, robado o estropeado. (Horngren, Sundem, and Elliot 2000)
Segmentación de productos
Adicionalmente, la segmentación de productos permite que la asignación de políticas más laboriosas se enfoque solo en material que genere el mayor impacto en la empresa. Entre las técnicas más conocidas se encuentra la segmentación “ABC”, que clasifica productos según su valor. Esta se basa en el principio de Pareto que supone que ~20% de los productos representan el 80% de valor en la empresa. Un ejemplo de esta clasificación se puede apreciar en la siguiente figura. (Jacobs and Chase 2013)(Heizer and Render 2011)
SEGMENTACIÓN DE PRODUCTOS POR ABC
¿Cuándo realizar la orden de compra? y ¿cuánto material ordenar?
Después de mantener un monitoreo del inventario disponible y haber conocido aquellos productos que generan mayor impacto en la empresa, el siguiente paso es asignar las políticas de compras más adecuadas para la empresa. El propósito es estandarizar procedimientos y asegurar el reabastecimiento del material. Dos de las políticas más utilizadas son el punto de re-orden y la revisión periódica.
Punto de reorden
La política de punto de re-orden consiste en ordenar en el momento que el inventario llegue a cierto nivel, por lo que requiere de un sistema de inventario continuo para garantizar su eficiencia. Este punto puede variar según la estabilidad de la demanda y del plazo de entrega. Si ambos son estables, éste se puede calcular multiplicando su demanda con el plazo de entrega. (Jacobs and Chase 2013) (Heizer and Render 2011)
Cantidad económica de pedido
La cantidad a ordenar con esta política es conocida como Cantidad Económica de Pedido (EOQ por sus siglas en inglés) y no varía ya que considera los costos del inventario y demanda, buscando aquella que satisfaga el cliente al menor costo. La siguiente figura muestra cómo se espera que el inventario se comporte a través del tiempo con esta política, considerando una demanda y plazo de entrega estables. (Jacobs and Chase 2013) (Heizer and Render 2011)
PUNTO DE REORDEN POR CANTIDAD FIJA DE INVENTARIO
Revisión periódica
La política de revisión periódica realiza la orden de compra cada cierto tiempo y ordena según material en existencia. Esta política puede utilizarse con un sistema de inventario periódico y se utiliza para simplificar el procedimiento de levantar órdenes o cuando un proveedor está a cargo de varios productos. Esta estrategia requiere inventario de seguridad ya que tiene un riesgo mayor de no contar con inventario disponible durante el plazo de entrega del material. (Jacobs and Chase 2013) (Heizer and Render 2011)
El sistema de control de inventarios es necesario para cualquier empresa ya que permite conocer el comportamiento de su inventario y disminuir sus costos. A su vez, estas estrategias han sido utilizadas por empresas que han tenido problemas económicos en su entorno, que desean ser más competitivos o que no pueden competir debido a altos costos de producción. Un manejo eficiente de sus inventarios significa costos menores de inventario, posible reducción de espacio requerido, incremento de productividad al prescindir de material faltante para producción y mayor flexibilidad en el departamento de compras y un enfoque hacia el inventario de mayor impacto. (Hubbard 2009)(Jacobs and Chase 2013)
Referencias:
Castillo, K. A. 2005. “Capítulo I: Inventarios.” Universidad de Las Americas Puebla. December 13. http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lmnf/castillo_g_ka/capitulo1.pdf.
Durham, C. 2013. “Behind the Scenes of Inventory Management: A Generalized Approach” presented at the Healthcare Systems Process Improvement Conference 2013. www.iienet2.org/uploadedFiles/SHSNew/Feature%201%20Inventory%20Management.pdf.
Heizer, J., and B. Render. 2011. Operations Management. 10th ed. Prentice Hall.
Horngren, C. T., G. L. Sundem, and J. A. Elliot. 2000. Introducción a La Contabilidad Financiera. 7th ed. Edo. de México: Prentice Hall.